22 februari 2017

Busy season zit jij er ook | middenin?

Overwerken, hoge werkdruk, een overvolle inbox, chinees eten op kantoor… Piekdrukte kennen bijna alle organisaties wel. Hoe is dat bij jou?

In het bedrijfsleven zorgen de maandafsluiting en het opstellen van de begroting voor extra werkdruk. Maar als we het in de wereld van finance hebben over ‘busy season’, gaat het over de sterke seizoensdrukte binnen de accountancy. En daar zitten we momenteel middenin. In de eerste twee, drie maanden van het kalenderjaar ligt de absolute piek van de werkzaamheden, in die periode worden namelijk de jaarrekeningen gecontroleerd. Met name grote, beursgenoteerde ondernemingen willen graag hun resultaten richting aandeelhouders communiceren en daarnaast zijn ze wettelijk verplicht dat binnen een bepaalde periode te doen.

Issey Tsuneta, Finanxe Interim Finance Professional:

Je werkte afgelopen jaar op het FSSC van PostNL, was daar sprake van een ‘busy season’?

Eigenlijk hadden we daar 12 keer per jaar een busy season, tijdens elke maandafsluiting, welke de eerste week van de nieuwe maand plaatsvond. Het varieert per administratie die je voert, maar in mijn geval lag de piek op maandag en dinsdag. De eerste cijfers onder de loep nemen, kijken welke aanpassingen gedaan moeten worden. Daarnaast zijn er de kwartaal- en jaarafsluiting die extra drukte geven. Dan worden bijvoorbeeld ook cijfers naar buiten gebracht of grote cijfermatige aanpassingen doorgevoerd. De internal audit die daarbij hoort geeft nog weer een extra wending aan zo’n afsluiting. De drukte was overigens goed te overzien.

Hoe zit het met busy season bij een Big4 accountant?

Tijdens mijn periode bij KPMG zat ik in de controlepraktijk (jaarrekeningen controle). Busy season liep voor mij van begin maart tot eind juni. Dat had puur te maken met mijn specialisme in de zorg en het onderwijs, want binnen het onderwijs ligt de deadline voor de jaarrekeningcontrole op 1 juli. Als je bijvoorbeeld voor beursgenoteerde ondernemingen werkt valt, bij mijn weten, in januari en februari de piekdrukte en loopt daarna geleidelijk aan af.

In het voorjaar voerde ik week in week uit bij al mijn klanten een jaarrekeningcontrole uit en begeleide ik die. Dat is een piekmoment, maar dan elke week. Je moet eigenlijk continue pieken. Als je in een week vertraging oploopt heb je daar de volgende week last van, vertraging is dus eigenlijk geen optie. Key  was dan ook het maken van goede afspraken en planningen. Daarnaast moet je ook commercieel denken, binnen bepaalde tijdslijnen je werk doen, je klanten tevreden houden, je werk binnen budget doen. Dat soort druk en prikkels maken de druk veel hoger dan wanneer je bij een organisatie intern bezig bent met het samenstellen van de cijfers, zoals ik bij PostNL deed.

Hoe vond je het om onder die druk te werken?

Als starter binnen de Big Four word je eerst wel in de luwte gehouden is mijn ervaring, kun je je werk overdag doen en als het een beetje lukt gewoon naar huis ‘s avonds.  Na verloop van tijd krijg je meer taken en verantwoordelijkheden en wordt er meer van je verlangd qua inzet. Er wordt verwacht dat je wat meer doet voor de zaak, wat extra stappen zet. Je groeit zo langzaam in het overwerken. Je rolt er in en in het algemeen genomen wordt het geaccepteerd. Je kiest er ook voor, je gaat niet aan de slag bij de Big Four omdat het relaxte werkgevers zijn. Hoe hoger in de boom, hoe meer taken en verantwoordelijkheden je hebt, hoe meer je moet doen. En dat red je niet in 8 uur werken overdag. Iedereen gaat er anders mee om, maar je gaat ’s avonds wel vaak door omdat je weet dat het werk af moet.

Busy season bij Finanxe

Binnen Finanxe doen we een beetje mee met de piekdrukte. Tijdens busy season in de accountancy krijgen wij meer aanvragen voor tijdelijke ondersteuning en zijn we dan ook druk met het bemiddelen van interim professionals. In de zomerperiode is er een dip, logischerwijs omdat veel organisaties in de vakantieperiode minder bezig zijn met het invullen van vacatures. De rest van het jaar is de vraag redelijk constant, al kan het een paar weken wat rustiger zijn en dan opeens ontploft onze agenda.

Hoe is dat binnen jouw organisatie? Wanneer is jullie busy season?

Lees verder