Alliade zoekt een ervaren Medewerker Financiële AdministratieAlliade zoekt een ervaren Medewerker Financiële Administratie

Zorgorganisatie Alliade is een omvangrijke organisatie waar meer dan zesduizend professionals verdeeld over zo’n driehonderd locaties werkzaam zijn in de provincie Friesland. Met "samen doen wat wél kan" als prachtige slogan, ondersteunen deze collega’s in de gehandicaptenzorg, ouderenzorg, jeugdzorg, bij werk & dagbesteding en in maatschappelijke zin. De Financiële Administratie is in het hoofdkantoor in Heerenveen gevestigd. Mirjam de Boer (Hoofd Financiële Administratie a.i.) en Kor Pekelsma (Senior Medewerker Financiële Administratie) stellen zichzelf kort voor. Mirjam: “Sinds september vervang ik tijdelijk het hoofd financiële administratie, waarbij ik vooral de afdeling ondersteun en voor het aansturen van de crediteurenadministratie zorg. De afdeling is verdeeld onder de teams Geldverkeer, Crediteuren en Debiteuren, al is er een sterke mate van onderlinge vervangbaarheid en aanvullingpunt We beheren tevens de portefeuille verzekeringen en fiscaliteiten. Elk team wordt functioneel aangestuurd door een senior-collega.” Kor Pekelsma is één van die seniors. Hij is al dertig jaar werkzaam voor Alliade. “Ik ben verantwoordelijk voor het onderdeel Geldverkeer”, begint Kor, “ en werk veel aan de projectadministratie, activa, de jaarafsluiting en de maandafsluitingen waar ik een regiefunctie in heb.”

Als senior medewerker stuur je functioneel een team aan en werk je samen met de overige seniors aan de controle van verschillende processen. Daarnaast verzorg, controleer, ontwikkel en optimaliseer je de financiële gegevensverwerking, maandelijkse afsluitingen en informatie voor de financiële verantwoording. Kor: “De senioriteit komt op verschillende manieren naar voren. Enerzijds in de dagelijkse aansturing en het kunnen enthousiasmeren van het team, maar ook in het doorvoeren van vernieuwingen en in iemands oplossingsgerichtheid. We zitten als financiële administratie vaak aan het eind van de keten. Problemen komen bij ons geregeld aan het licht. Samenwerken is dan essentieel in het vinden van oplossingen. ” Mirjam aanvullend: “Die samenwerking is nodig, onder andere om processen beter in de richten. Je moet je weg vinden binnen de organisatie, bijvoorbeeld richting HR, Inkoop en ICT. Als je op pad gaat, staan de deuren wel open.”

Sinds twee jaar wordt er binnen Alliade met het ERP-systeem AFAS gewerkt. De software is ver doorgevoerd binnen de organisatie, al zijn Mirjam en Kor het erover eens dat er nog stappen te maken zijn qua efficiency en professionalisering. “Naast AFAS hebben we zowel een zorgpakket als een boekhoudkundig pakket geïmplementeerd. In het werken met elk pakket valt nog winst te behalen, maar tevens in het combineren ervan. Ik verwacht van de senior medewerker dat hij of zij hierin een zogenaamd denkhoedje kan opzetten. We werken op deze manier, maar waarom eigenlijk? Wat kan slimmer, sneller of praktischer? We willen bijvoorbeeld dat de factuurstroom volledig geautomatiseerd is. Het helpt ons verder als je als senior de kar trekt om erachter te komen hoe we dat met elkaar voor elkaar kunnen krijgen“, aldus Mirjam.

Wat helpt bij het verder ontwikkelen en verbeteren van de interne processen is dat je proactief bent en vanaf een afstand naar werkzaamheden en cijfers kunt kijken. Robert legt uit wat voor type collega goed binnen zijn team past. “Naast kunnen werken met Microsoft Dynamics is gedegen Excel-kennis belangrijk. Microsoft Dynamics heeft een koppeling met Excel, waardoor gegevens makkelijk geïmporteerd en geëxporteerd kunnen worden. Daarnaast is een nieuwsgierige, proactieve houding gewenst. Je moet je weg kunnen vinden binnen het bedrijf. Verder kijken dan de werkzaamheden die je doet. Jezelf afvragen wat de impact van jouw werk is op de organisatie en andersom. Een helicopterview dus. Als we steeds efficiënter gaan werken heeft dat niet alleen effect op Finance, maar ook organisatiebreed. We zoeken een teamspeler, iemand die goed kan samenwerken. We hebben geen eilandjes, maar zoeken elkaar op, overleggen veel en geven elkaar feedback.”

Kor is het daarmee eens. “We doen de maandafsluitingen in Excel, maar willen dit gaan integreren in AFAS. Met de komst van een goede senior ontstaat er meer ruimte om hier slagen in te slaan. Het vereenvoudigen en slimmer gebruiken van de administratieve processen helpt niet alleen ons, maar ook alle collega’s in het veld.”

Al eerder werd genoemd dat het in de functie van senior medewerker financiële administratie van belang is om de samenwerking op te zoeken. Mirjam en Kor gaan dieper in op wat verder zou helpen om deze brede rol goed uit te voeren. Mirjam: “Je moet nieuwsgierig zijn, wat zich onder meer uit in het zetten van stappen buiten de eigen afdeling. De boer opgaan. Communicatief vaardig zijn is hierin belangrijk, zodat de lijnen met bijvoorbeeld HR en Inkoop kort zijn. Omdat ons werk soms best taai kan zijn, is een gezonde dosis humor prettig.” “Ik heb in het verleden wel eens locaties bezocht, iets wat de onderlinge band en samenwerking ten goede komt. Je moet niet op een eilandje gaan zitten, maar contact houden en de samenwerking opzoeken. Verder is flexibiliteit van belang. Soms is het nodig om even door te werken, bijvoorbeeld bij de jaarrekening”, vult Kor aan.