De Fryske Akademy zoekt een Coördinator Bedrijfsvoering

Scroll nei ûnderen foar de Fryske ferzje fan dit artikel.

‘Je waarborgt de financiële stabiliteit en denkt strategisch mee over de toekomst’

In het historische hart van Leeuwarden is de Fryske Akademy gevestigd. Een wetenschappelijk instituut dat zich richt op onderzoek naar de Friese taal, cultuur, geschiedenis en samenleving. Binnen de organisatie is momenteel ruimte voor een Coördinator Bedrijfsvoering. Directeur-bestuurder Nelleke IJssennagger-van der Pluijm gaat dieper in op deze rol met impact.

De Fryske Akademy doet, deelt en faciliteert wetenschappelijk onderzoek naar de Friese casus in internationaal en multidisciplinair perspectief. De focus ligt op de Friese taal, de meertalige samenleving, minderheidstalen en -culturen, de regionale geschiedenis in internationaal perspectief en de ontwikkeling van digitale infrastructuren. Om toekomstbestendig te blijven zoekt de Fryske Akademy een coördinator bedrijfsvoering die het financiële en organisatorische fundament verder versterkt. Als directeur-bestuurder heeft Nelleke IJssennagger-van der Pluijm de dagelijkse leiding over het instituut. Wat haar functie speciaal maakt is de academische inslag. “Naast directeur en bestuurder heb ik ook een onderzoekstaak, wat best een bijzondere combinatie is”, zegt Nelleke. Ze is inmiddels vier jaar met veel plezier in dienst bij de Fryske Akademy.

Als coördinator bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor een efficiënte planning- en controlcyclus. Je stelt de meerjarenbegroting en rapportages op, overlegt met externe partners, schakelt intern met inhoudelijke collega’s en optimaliseert bedrijfsprocessen. Daarnaast stuur je functioneel de ondersteunende collega’s Financiën, HR, Secretariaat, Informatiebeheer en Facilitair aan. Nelleke over de zwaartepunten van de functie: “De kern is de financiële kant. Vanuit een goed functionerende P&C-cyclus kun je vervolgens meedenken en strategisch adviseren over de gehele bedrijfsvoering. En die staat in dienst van onze kerntaak: wetenschap met impact.” Je schakelt steeds tussen verschillende perspectieven en disciplines, van wat een individuele wetenschapper kan helpen tot het opstellen van de meerjarenbegroting of een Europese rapportage . Dit vraagt om visie, zegt Nelleke. “Het grotere plaatje bewaken is cruciaal, ook omdat het werkgebied breed is. Een langetermijnvisie is van belang. Waar staan we, wat komt er op ons af en hoe spelen we daarop in? Dat vertaal je naar concrete acties en keuzes. Wat dat betreft zorg je voor de financiële waarborging van de organisatie.”

Zoals eerder genoemd stuurt de coördinator bedrijfsvoering functioneel een zestal collega’s aan. “Dit zijn allemaal zelfstandige collega’s die vaak als individu verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel, zoals HR, Financiën of Informatiebeheer. Als aanspreekpunt op de werkvloer geef je richting aan de werkzaamheden wanneer nodig en stel je samen met collega’s prioriteiten vast, bijvoorbeeld bij piekbelasting, wat kunnen we zelf oppakken of kunnen we uitbesteden. En ondanks dat er veel autonomie heerst, is samenwerking en het leggen van horizontale verbanden essentieel”, aldus Nelleke.

Samen met Nelleke als directeur-bestuurder en de coördinator onderzoeksfinanciering & strategische samenwerking vorm je het driekoppige MT. Nelleke is hierin voorzitter en degene die besluiten neemt. Ze gaat dieper in op enkele organisatorische vraagstukken waar de coördinator bedrijfsvoering mee aan de slag gaat. “Op termijn willen we een nieuw financieel pakket implementeren. De nieuwe collega kan dit gaan verkennen. We hebben met verschillende geldstromen, subsidies en projectfinancieringen te maken. Het pakket moet daarop aansluiten. Daarnaast help je de organisatie haar zichtbaarheid en maatschappelijke impact te vergroten, met transparante financiële rapportages als speerpunt waarbij we intern en extern mensen meenemen in waar we staan en welke keuzes we maken” Ook heb je een rol in lopende ontwikkelingen zoals de optimalisatie van de planning- en controlcyclus, gesprekken met Provincie Fryslân over subsidies en de ontwikkeling van een HR-strategie, onder meer om de juiste collega’s aan te trekken.

De Fryske Akademy bestaat inmiddels 86 jaar. In een prachtig pand vol historie en een fraaie binnentuin werken in het centrum van Leeuwarden 35 vaste medewerkers – aangevuld met promovendi, externe inhuur en specialisten – direct en indirect aan wetenschappelijk onderzoek naar de Friese taal, cultuur, samenleving en geschiedenis. De kernwaarden binnen de Fryske Akademy zijn proactief, betrouwbaar, flexibel, open en impactvol. Deze waarden komen op natuurlijke wijze tot uitdrukking in de wetenschappelijke producten en in de werkcultuur. “De werksfeer is open en informeel”, gaat Nelleke verder, “met korte lijnen en een cultuur waarin zelfstandigheid en kunnen meebewegen vooropstaan. We hebben de omslag gemaakt van een hiërarchische naar een plattere, horizontale werkcultuur. Dit werkt prettig. Zit je ergens mee of heb je iemand nodig? Loop langs en we helpen elkaar. We zijn heel collegiaal en betrokken, met gedreven mensen die het werk vanuit hun eigen passie en interesse doen. En er wordt goed voor de inwendige mens gezorgd, want we krijgen regelmatig iets lekkers bij de koffie.”

De Fryske Akademy wil haar bedrijfsvoering verder professionaliseren en zoekt iemand die hier proactief in meedenkt. Hoe kunnen processen efficiënter worden ingericht ? Hoe borgen we financiële stabiliteit? En hoe versterken we onze positie binnen het (inter)nationale wetenschappelijke landschap? Dit vraagt om een verbindende collega die op operationeel vlak de handen uit de mouwen steekt, maar ook op strategisch gebied doelstellingen creëert en op dat niveau zowel in- als extern sparringpartner is. “Nauw contact met onze externe relaties en financiers is essentieel. Het helpt ons als je meedenkt en met ideeën komt, maar óók dat je zaken uitlegbaar maakt en anderen weet te enthousiasmeren. Wat dat betreft kun je alles op tafel leggen en bespreekbaar maken.”

Spreek en/of schrijf je geen Fries? Geen probleem. Volgens Nelleke is het vooral belangrijk dat je openstaat om de taal te leren en begrijpen. “Fries is onze voertaal, maar we hebben met de Friese, Nederlandse en Engelse taal een drietalenbeleid. Zo kan iedereen meekomen. Ik ben ook geen Friezin, maar inmiddels ken ik de taal goed. Hierin is de ondersteuning vanuit de organisatie overigens optimaal.” Op de slotvraag waarom solliciteren slim is, wordt Nelleke enthousiast. “Het is een bijzondere organisatie. We zijn diepgeworteld in Friesland en in het Friese, maar maken op wetenschappelijk gebied ook internationaal impact. Het beste van twee werelden komt samen, waar je als coördinator bedrijfsvoering een mooie bijdrage aan levert.”

Wil jij bouwen aan een sterke en toekomstbestendige organisatie? Als Coördinator Bedrijfsvoering krijg je in een dynamische, academische omgeving volop ruimte om verbeteringen door te voeren en impact te maken. Wil jij dé schakel tussen strategie en operatie zijn binnen een ambitieus onderzoeksinstituut? Solliciteer dan bij de Fryske Akademy!

‘Do garandearrest de finansjele stabiliteit en tinkst strategysk mei oer de takomst’

Yn it histoaryske hert fan Ljouwert is de Fryske Akademy fêstige. In wittenskiplik ynstitút dat him rjochtet op ûndersyk nei de Fryske taal, kultuer, skiednis en mienskip. Binnen de organisaasje is op it stuit romte foar in Koördinator Bedriuwsfiering. Direkteur-bestjoerder Nelleke IJssennagger-van der Pluijm giet djipper yn op dizze rol mei ympakt.

De Fryske Akademy docht, dielt en fasilitearret wittenskiplik ûndersyk nei de Fryske kasus yn ynternasjonaal en multydissiplinêr perspektyf. De fokus leit op de Fryske taal, de meartalige maatskippij, minderheidstalen en - kultueren, de regionale skiednis yn ynternasjonaal perspektyf en de ûntwikkeling fan digitale ynfrastruktueren. Om takomstbestindich te bliuwen siket de Fryske Akademy in koördinator bedriuwsfiering dy't it finansjele en organisatoaryske fûnemint fierder fersterket. As direkteur-bestjoerder hat Nelleke IJssennagger-van der Pluijm de deistige lieding oer it ynstitút. Wat har funksje spesjaal makket is de akademyske ynslach. "Neist direkteur en bestjoerder haw ik ek in ûndersykstaak, wat bêst in bysûndere kombinaasje is”, seit Nelleke. Se is yntusken fjouwer jier mei in soad nocht yn tsjinst by de Fryske Akademy.

As koördinator bedriuwsfiering binne je ferantwurdlik foar in effisjinte planning- en kontrôlesyklus. Do stelst de mearjierrebegrutting en rapportaazjes op, oerleit mei eksterne partners, skeakelet yntern mei ynhâldlike kollega's en optimalisearret bedriuwsprosessen. Dêrneist stjoerst funksjoneel de stypjende kollega’s Finânsjes, HR, Sekretariaat, Ynformaasjebehear en Fasilitêr oan. Nelleke oer de swiertepunten fan de funksje: “De kearn is de finansjele kant. Ut in goed funksjonearjende P&C-syklus wei kinst dêrnei meitinke en strategysk advisearje oer de hiele bedriuwsfiering. En dy stiet yn tsjinst fan ús kearntaak: wittenskip mei ympakt. ” Skeakelest hieltyd tusken ferskillende perspektiven en dissiplines, fan wat in yndividuele wittenskipper helpe kin oant it opstellen fan de mearjierrebegrutting of in Europeeske rapportaazje. Dat freget om fyzje, seit Nelleke. " It gruttere plaatsje bewekje is krúsjaal, ek om’t it wurkgebiet breed is. In langetermynfyzje is fan belang. Wêr steane we, wat komt der op ús ôf en hoe spylje we dêrop yn? Dat fertaalt men nei konkrete aksjes en karren. Wat dat oanbelanget soargest foar de finansjele boarging fan de organisaasje. ”

Lykas earder neamd stjoert de koördinator bedriuwsfiering funksjoneel in seistal kollega’s oan. “ Dit binne allegearre selsstannige kollega’s dy’t faak as yndividu ferantwurdlik binne foar in beskaat ûnderdiel, lykas HR, Finânsjes of Ynformaasjebehear. As oansprekpunt op de wurkflier joust rjochting oan de wurksumheden as nedich en stelst mei kollega's prioriteiten fêst, bygelyks by pykbelesting, wat kinne wy sels oppakke of wat wy útbesteegje kinne. Nettsjinsteande dat der in soad autonomy is, is gearwurking en it lizzen fan horizontale ferbannen essinsjeel.”, sa seit Nelleke.

Mei Nelleke as direkteur-bestjoerder en de koördinator ûndersyksfinansiering en strategyske gearwurking foarmest it trijekoppige MT. Nelleke is dêr foarsitter fan en dejinge dy't besluten nimt. Sy  giet djipper yn op in pear organisatoaryske fraachstikken dêr't de koördinator bedriuwsfiering mei oan 'e slach giet. “Op termyn wolle wy in nij finansjeel pakket ymplemintearje. De nije kollega kin dit ferkenne. Wy hawwe mei ferskate jildstreamen, subsydzjes en projektfinansieringen te krijen. It pakket moat dêrop oanslute. Dêrneist helpst de organisaasje syn sichtberens en maatskiplike impact te fergrutsjen, mei transparante finansjele rapportaazjes as spearpunt dêr’t wy yntern en ekstern minsken yn meinimme yn wêr’t wy steane en hokker karren wy meitsje ” Ek hast in rol yn rinnende ûntwikkelings lykas it optimalisearjen fan de planning- en kontrôlesyklus, petearen mei Provinsje Fryslân oer subsydzjes en de ûntwikkeling fan in HR-strategy, mear om de goede kollega’s oan te lûken.

De Fryske Akademy bestiet yntusken 86 jier. Yn in prachtich pân fol histoarje en mei in fraaie binnentún wurkje yn it sintrum fan Ljouwert 35 fêste meiwurkers – oanfolle mei promovendy, eksterne ynhier en spesjalisten – direkt en yndirekt oan wittenskiplik ûndersyk nei de Fryske taal, kultuer, maatskippij en skiednis. De kearnwearden binnen de Fryske Akademy binne pro-aktyf, betrouber, fleksibel, iepen en ympaktfol. Dy wearden komme op natuerlike wize ta utering yn 'e wittenskiplike produkten en yn 'e wurkkultuer. “ De wurksfear is iepen en ynformeel ”, giet Nelleke fierder, “ mei koarte linen en in kultuer dêr’t selsstannichheid en meibewege kinne yn foarop steane.” Wy hawwe de omslach makke fan in hierargyske nei in plattere, horizontale wurkkultuer. Dat wurket noflik. Sitst earne mei of hast ien nedich? Kom del en wy helpe elkoar. Wy binne hiel kollegiaal en belutsen, mei dreaune minsken dy it wurk út harren eigen passy en ynteresse wei dogge. En der wurdt goed foar de ynwindige minske soarge, want we krije geregeld wat lekkers by de kofje. ”

De Fryske Akademy wol har bedriuwsfiering fierder profesjonalisearje en siket ien dy't dêr pro-aktyf yn meitinkt. Hoe kinne prosessen effisjinter ynrjochte wurde? Hoe boargje wy finansjele stabiliteit? En hoe fuortsterkje wy ús posysje binnen it (ynter)nasjonale wittenskiplike lânskip? Dat freget om in ferbinende kollega dy't op operasjoneel flak de hannen út de mouwen stekt, mar ek op strategysk mêd doelstellingen kreëarret en op dat nivo sawol yn- as ekstern sparringpartner is. "Nau kontakt mei ús eksterne relaasjes en finansiers is essinsjeel. It helpt ús ast meitinkst en mei ideeën komst, mar ék ast saken útlisber makkest en oaren entûsjasmearjen kinst. Wat dat oanbelanget kinst alles op tafel lizze en besprekber meitsje. ”